مفهوم النظام في برنامج الأكسس

المقصود بـ النظام هو مجموعة من الخطوات المنظمة والمدروسة التي يعتمد عليها مصمم قاعدة البيانات في سير عمل البرنامج الذي يتم إنشائه في برنامج الأكسس وينقسم النظام إلى المراحل التالية انظر الشكل التالي.

v   المدخلات: هي المرحلة الأولى عند بدء تصميم النظام وتتمثل في إنشاء الجداول التي عن طريقها يمكننا إدخال البيانات وحفظها داخل الجداول.

v   معالجة: هي المرحلة الثانية بعد تصميم وإنشاء الجداول وإتمام إدخال البيانات إلى الجداول تأتي عملية الاستعلام وهي استخلاص المعلومات من البيانات داخل الجداول واعتمادا على هذه المعلومات يتم اتخاذ القرارات المهمة التي تتحكم بسير العمل في المنظمة .

v   مخرجات: هي المرحلة الأخيرة من مراحل تصميم النظام وهي المعلومات النهائية التي يتم إخراجها من الطابعة بشكل منسق

مثال: لنفترض أننا نريد تصميم نظام المخازن باستخدام Microsoft access  سنجد أن مراحل النظام التي يعتمد عليها أي مخزن هي نفس المراحل المشار إليها في الشكل السابق فعملية الإدخال تتمثل في شراء البضاعة وإدخالها إلى المخزن لذلك يستلزم علينا إنشاء جدول لتسجيل بيانات الشراء وجدول لتسجيل بيانات البضاعة وتفاصيلها ... وهكذا 

 وتتمثل عملية المعالجة عند الاستعلام عن معلومات تهم القائمين أو مالكي المخزن مثل الاستعلام عن كمية البضاعة التي تم بيعها وعن الكمية المتبقية من بضاعة معينة أو متى ستنتهي صلاحية بضاعة معينة أو عن البضائع التي تم بيعها في كذا في شهر كذا  . 

وتتمثل عملية المخرجات عندما يتم طباعة المعلومات النهائية بشكل واضح ومنسق.